Główny specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

-  praca przy komputerze,

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

-    budynek i pomieszczenia urzędu nie są dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich;

-    w trakcie wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy są zróżnicowane, mogą nie być dostosowane do wymagań osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz proponuje zmiany i modyfikacji systemu elektronicznego obiegu dokumentów; tworzy projekty procedur i regulacji wewnętrznych w tym zakresie.
• Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie posługiwania się systemem EZD, prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych dla spraw prowadzonych w systemie EZD i poza nim ( w porozumieniu z archiwistą zakładowym), szczególnie w zakresie właściwego doboru klas z wykazu akt, zakładania spraw, kompletowania akt spraw oraz zawartości i nazywania dokumentów w ramach koszulek/spraw w systemie EZD od momentu wpływu do czasu archiwizacji oraz prowadzi kontrole w tym zakresie.
• Raportuje o nieprawidłowościach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD (w porozumieniu z archiwistą zakładowym).
• Koordynuje obsługę dokumentacji nieelektronicznej zgromadzonej w składach chronologicznych oraz informatycznych nośników danych gromadzonych w składach elektronicznych nośników danych ( w siedzibie w Warszawie oraz w placówkach zamiejscowych).
• Monitoruje przekazywanie dokumentacji do modułu archiwum systemu EZD w trybie i na warunkach określonych w Instrukcji archiwalnej, prowadzi konsultacje w tym obszarze oraz współpracuje z Archiwum Państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne.
• Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie zasad archiwizacji dokumentów elektronicznych kluczowym użytkownikom systemu EZD oraz udziela merytorycznych odpowiedzi na zgłoszenia spływające na przypisany adres mailowy.
• Bierze udział w opracowywaniu i generowaniu sprawozdań i informacji dotyczących systemu EZD.
• Przeprowadza szkolenia, instruktaże, warsztaty, spotkania informacyjne dla kluczowych użytkowników w zakresie działania systemu EZD.

Wymagania niezbędne

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z przepisami wykonawczymi.
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
• Znajomość oraz umiejętność stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno-archiwalnych.
• Znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD PUW)
• Umiejętność obsługiwania się pakietem MS OFFICE
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego II stopnia
• Ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego I stopnia