Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa, ruchomy czas pracy, standardowe godz. pracy urzędu 08:00-16:00, obsługa komputera minimum 7 godz. dziennie, użytkowanie sprzętu biurowego (drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów), stanowisko pracy wymaga umiejętności pracy w sytuacjach stresowych i pod presją czasu. Charakter pracy wymagać będzie współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi. W związku z tym, w zależności od potrzeb, praca będzie wymagać przemieszczania się na terenie budynku i poza nim. Pomieszczenie zakładu pracy uwzględnia potrzeby osób z niepełnosprawnościami w zakresie przystosowania stanowisk pracy. Obiekt posiada platformę schodową dla osób na wózkach inwalidzkich przy wejściu do budynku od ul. Targowej 65. Drzwi wejściowe do budynku od strony ul. Targowej 65 pozwalają na swobodny przejazd wózkiem inwalidzkim. W budynku Głównego Inspektoratu Sanitarnego korytarze są przestronne, pozbawione progów, ponadto obiekt wyposażony jest w dźwigi osobowe z kabinami przystosowanymi dla osób z niepełnosprawnościami. Osoby z niepełnosprawnościami mogą swobodnie korzystać z czterech toalet znajdujących się na parterze, II, IV i VI piętrze. Istnieje również możliwość dostosowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności oraz korzystania z parkingu podziemnego.

Zakres zadań

• Obsługuje pod względem sekretarsko-asystenckim oraz organizacyjnym Dyrektora Generalnego, odbiera telefony, przekazuje informacje klientom, przekierowuje rozmowy do odpowiednich osób, łączy rozmowy wychodzące i przychodzące
• Uzgadnia i prowadzi terminarz wyjazdów i spotkań Dyrektora Generalnego, organizuje i nadzoruje przebieg wyjazdów służbowych Dyrektora Generalnego, prowadzi ewidencję gremiów, których członkiem jest Dyrektor Generalny oraz nadzoruje terminowość realizacji zadań wynikających z przyjętych ustaleń
• Koordynuje obieg dokumentacji przychodzącej i wychodzącej do oraz z sekretariatu Dyrektora Generalnego zgodnie z instrukcją kancelaryjną
• Przygotowuje pisma, notatki służbowe i prezentacje na zlecenie Dyrektora Generalnego
• Komunikuje się z komórkami organizacyjnymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz innymi podmiotami w zakresie wymiany informacji dotyczących spraw prowadzonych przez sekretariaty
• Archiwizuje dokumentację sekretariatu Dyrektora Generalnego
• Opracowuje zapotrzebowanie na materiały i pomoce biurowe na potrzeby sekretariatu Dyrektora Generalnego oraz wykonuje inne działania zlecone przez Dyrektora Generalnego
• Zastępuje sekretariat Głównego Inspektora Sanitarnego oraz sekretariat zastępcy Głównego Inspektora Sanitarnego

Wymagania niezbędne

• Znajomość funkcjonowania Państwowej Inspekcji Sanitarnej
• Znajomość przepisów ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość pakietu Microsoft 365 (MS Word, MS Excel)
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Umiejętności organizacyjne, zdolność pracy zarówno w grupie jak i indywidualnie
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe