Office Manager / Manager Assistant

Opis stanowiska

• Koordynacja procesów administracyjnych i dbanie o sprawne funkcjonowanie biura
• Przygotowywanie danych do raportów i prezentacji dla Zarządu
• Zarządzanie kalendarzem Prezesa oraz organizacja spotkań
• Obsługa obiegu dokumentów (poczta tradycyjna i elektroniczna)
• Współpraca z działem kadr i księgowości (centrala oraz zewnętrzne biuro rachunkowe)
• Wsparcie procesu onboardingu nowych pracowników (m.in. nadawanie dostępów, kwestie kadrowe)
• Prowadzenie dokumentacji pracowniczej i koordynacja aktualizacji regulaminów pracy
• Weryfikacja ewidencji czasu pracy, rozliczeń wydatków i podróży służbowych
• Wystawianie faktur oraz kontrola płatności od klientów
• Współpraca z centralą przy zawieraniu umów z dostawcami zewnętrznymi
• Weryfikacja i akceptacja faktur od dostawców
• Dbanie o porządek administracyjny, w tym workflow dokumentów i informacji w biurze

Wymagania

• Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku (np. Asystent/ka Biura, Asystent/ka Zarządu, Office Manager)
• Komunikatywna znajomość języka niemieckiego i/lub angielskiego
• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office (szczególnie PowerPoint i Excel)
• Wysokie umiejętności organizacyjne, komunikacyjne i budowania relacji
• Zaangażowanie, odpowiedzialność oraz inicjatywa w działaniu

Oferujemy

• Umowa o pracę w międzynarodowej firmie z ugruntowaną pozycją na rynku
• Możliwość długofalowej współpracy i rozwoju w strukturach firmy
• Praca hybrydowa z biurem w dogodnej lokalizacji w Warszawie
• Atrakcyjny system premiowy: 13 pensja
• Karta Multisport
• Prywatna opieka medyczna
• Dodatkowe dni płatnego urlopu
• Możliwość workation z dowolnego miejsca w Europie (10 dni)