Podreferendarz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatówkandydatek na stanowisko:
Podreferendarz
Miejsce pracy: Warszawa
Ogłoszenie o naborze Nr 154757

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:


1.      nietypowe godziny pracy (w tym dyżury),


2.      permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach.


Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:


Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.


W związku z wyjazdami służbowymi otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

  • Przyjmuje korespondencję kierowaną do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestruje w systemie obiegu dokumentów oraz nadzoruje obieg korespondencji poza sekretariatem.
  • Przygotowuje pismo przeznaczone do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdza, czy pismo jest parafowane i zawiera odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazuje do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę.
  • Prowadzi kalendarz spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizuje spotkania, narady i wyjazdy służbowe kierującego oraz przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne.
  • Prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowania kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
  • Przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatki i informacje.
  • Wykonuje inne prace pomocnicze i organizacyjne, w tym m.in. monitoruje nieobecności pracowników, prowadzi kalendarz praktyk i staży w komórce organizacyjnej.
  • Ewidencjonuje i przechowuje dokumenty niejawne stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów. Kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze administracyjno-biurowym
  • Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą ,,tajne’’ lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu
  • Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
  • Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej
  • Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej
  • Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych
  • Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórki organizacyjnej
  • Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta
  • Samodzielność i inicjatywa; odporność na stres; dyspozycyjność; wysoka kultura osobista
  • Posiadanie obywatelstwa polskiego
  • Korzystanie z pełni praw publicznych
  • Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

  • Biegła znajomość programu Microsoft Outlook
  • Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla asystentki-sekretarki)

Najnowsze oferty pracy:

Specjalista do Biura Rzecznika Prasowego

dzisiaj

Koleje Mazowieckie - KM Sp. z o.o.

mazowieckie / Warszawa

Więcej informacji

Manager Handlowy

dzisiaj

Auchan Polska Sp. z o.o.

mazowieckie / Warszawa, ul. Mszczonowska 3

Więcej informacji
Więcej ofert pracy

Podobne oferty

Referent ds. szkoleń i eventów

wczoraj

Miejski Urząd Pracy w Płocku

mazowieckie / Płock

Współudział w opracowywaniu ofert szkoleniowych i eventowych. Poszukiwanie dostawców szkoleń i eventów oraz ich kwalifikowanie. Współudział w...

Więcej informacji

Referendarz

wczoraj

Urząd Lotnictwa Cywilnego w Warszawie

mazowieckie / Warszawa

Warunki pracy - permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji) - krajowe lub zagraniczne wyjazdy służbowe Miejsce i otoczenie...

Więcej informacji