Referendarz/referendarka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• 
  
• praca administracyjno-biurowa
  
• obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
  
• nietypowe godziny pracy w tym dyżury
  
• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
  

Zakres zadań

• Zarządza przepływem informacji wpływających do sekretariatu, dokonuje ich przeglądu według hierarchii ważności, terminu i tematyki spraw
• Koordynuje przygotowanie udziału członka kierownictwa w spotkaniach służbowych, konferencjach, naradach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych, we współpracy z komórkami organizacyjnymi, w tym między innymi przygotowuje plany wizyt, materiały na spotkania, współpracuje z organizatorami, monitoruje infrastrukturę techniczną, niezbędną do realizacji spotkań
• Przygotowuje i redaguje pisma, raporty i prezentacje, zlecone przez przełożonego oraz protokoły i notatki ze spotkań
• Tworzy i aktualizuje kalendarz przełożonego, monitoruje terminy załatwienia spraw oraz proceduje wnioski wyjazdowe przełożonego
• Zapewnia obsługę protokolarną spotkań przełożonego, weryfikuje zaproszenia adresowane do przełożonego pod kątem celowości jego udziału w różnych przedsięwzięciach oraz udziela na nie odpowiedzi
• Prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne, w tym zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne i artykuły spożywcze

Wymagania niezbędne

• Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
• Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• Znajomość protokołu dyplomatycznego
• Znajomość obsługi pakietu MS Office na poziomie średniozaawansowanym
• Umiejętność współpracy w zespole
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Umiejętności komunikacyjne
• Niepełnienie służby zawodowej ani niepracowanie w organach bezpieczeństwa państwa wymienionych w art. 2 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2024 r. poz. 1632, z późn. zm.), ani niebycie ich współpracownikiem (dotyczy kandydatów/kandydatek urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej