Specjalista/specjalistka

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1.      permanentna obsługa klientów wewnętrznych (obsługa wyjazdów służbowych pracowników MSZ oraz osób spoza MSZ),

2.      zagrożenie korupcją.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

W związku z wyjazdami służbowymi, otoczenie i warunki pracy mogą być różne.

Zakres zadań

• Przygotowuje i przekazuje do przedstawiciela biura współpracującego z MSZ zlecenia na zakup biletów dla pracowników MSZ oraz spoza MSZ udających się w podróże służbowe krajowe i zagraniczne.
• Weryfikuje i kontroluje wnioski w systemie elektronicznym, delegacje pracowników udających się w podróże służbowe, w celu terminowego przygotowania zleceń do banku na pobranie dewiz oraz w celu dokonania wypłaty zaliczek na planowane podróże służbowe krajowe i zagraniczne.
• Przygotowuje wniosek o refundację kosztów podróży, dokonuje refundacji należności w zakresie delegowanych pracowników Ministerstwa.
• Przygotowuje zlecenia na wypłatę świadczeń związanych z przesiedleniem pracowników w celu zrealizowania przysługujących należności przed wyjazdem.
• Rozlicza koszty podróży służbowych krajowych i zagranicznych, ustalając przysługujące świadczenia i dokonując rozliczenia pobranych zaliczek.
• Weryfikuje faktury za bilety lotnicze i kolejowe w celu dokonania płatności oraz występuje o dokonanie zwrotu środków finansowych nie wykorzystanych biletów do pośrednika współpracującego z MSZ realizującego zakup biletów.
• Przygotowuje w zależności od potrzeby zestawienia dotyczące odbytych podróży służbowych. Opracowuje odpowiedzi na interpelacje poselskie jak również przesyłane wnioski o udostępnienie informacji publicznej w zakresie właściwości stanowiska.
• Wprowadza dane do systemów kadrowo-płacowych stanowiących podstawę realizacji płatności przez komórkę właściwą do spraw realizacji i planowania budżetu.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1.
• Poświadczenie bezpieczeństwa do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” lub zgoda na poddanie się postępowaniu sprawdzającemu.
• Znajomość aktów prawnych: ustawy o służbie zagranicznej, rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej i aktów wykonawczych.
• Wiedza z zakresu: zamówień publicznych, finansów publicznych.
• Umiejętność: współpracy, komunikacji (w tym argumentowania), myślenia systemowego, organizacji pracy własnej i orientacja na osiąganie celów. 6.Posiadanie obywatelstwa polskiego.
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu zasad rozliczania podróży służbowych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 oraz jednego z języków UE lub rosyjskiego na poziomie B1.
• Znajomość aktów prawnych: kodeks pracy; ustawa o rachunkowości; ustawa o dyscyplinie finansów publicznych